A beszámoló elkészítése kétféleképpen lehetséges:

• Elektronikus formában elkészített beszámoló, melyet a cég képviselője vagy jogi képviselője küld el a Céginformációs Szolgálat számára. A beszámoló elkészítéséhez segítséget nyújtó formanyomtatványok (egyszerűsített éves beszámoló, éves beszámoló) letölthetőek.
  A Céginformációs Szolgálat számára közzététel céljából benyújtott beszámolókhoz használható bármely más elektronikus beszámoló elkészítését segítő program is.
• Papír alapon létrehozott beszámoló esetén a beszámoló elektronikus okirati formába történő átalakítása szükséges, erre a cég jogi képviselője jogosult. (Az átalakítás/scennelés során alkalmazandó beállítások: fekete-fehér, 240-300 dpi felbontással.) Az elektronikus okirat (elektronikusan elkészített vagy elektronikussá átalakított beszámoló, mely elektronikus aláírást, illetőleg időbélyegzőt tartalmaz) elküldéséről és az eredeti okirat őrzéséről a jogi képviselő gondoskodik.

Az elektronikus beszámolóba foglalhatók:

• nyomtatványok (dokumentumok: mérleg, eredmény-kimutatás)
• papír alapon készült okiratok szkennelt formában, több oldalas kép-formátumban (PDF, TIFF)
• eredetileg is elektronikus formában létező okiratok, ha elektronikus aláírással látta el az okirat aláírója

Beszámoló ellátása aláírással és időbélyeggel:
Az elektronikus okiratként készült beszámolót a cég szervezeti képviselője vagy jogi képviselője, az elektronikus okirattá átalakított (bescennelt) beszámolót pedig a jogi képviselő a közzétételi költségtérítés megfizetését követően elektronikus úton közzétételre a Céginformációs Szolgálathoz küldi meg. (2006. évi V. törvény 18. § (3) bekezdés)
Az elektronikus úton benyújtott beszámolót legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással kell ellátni. (2006. évi V. törvény 18. § (1) bekezdés)
A cég képviselőjének és a jogi képviselőnek is elegendő az egész beszámolót ellátni elektronikus aláírással, nem szükséges a beszámoló egyes részeinek külön-külön történő elektronikus aláírása. A csatolandó dokumentumok közül a könyvvizsgálói jelentésnek és a jogi képviselő meghatalmazásának tartalmaznia kell a könyvvizsgáló, illetve a cég képviselőjének kézi- vagy elektronikus aláírását.

Az elektronikus aláírására vonatkozó követelmények:
A Ctv. 18. § (1) bekezdés alapján a cégeljárásban – ha törvény eltérően nem rendelkezik – fokozott biztonságú elektronikus aláírással kell ellátni az okiratokat. Ez XAdES-T típusú aláírást jelent, ezt kell az aláíró programban beállítani. A XAdES-T-nél több információt tartalmazó, a későbbi ellenőrzést megkönnyítő XAdES-X-L és XAdES-A típusú aláírás is alkalmazható. Az aláíró programnak teljesíteni kell az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium által közzétett műszaki követelményeket. (A kormányzati szabványosítási törekvésekkel összhangban a cégbejegyzési és változásbejegyzési kérelmek, továbbá a beszámolók elektronikus benyújtására vonatkozó műszaki követelmémyek jelenleg átdolgozás alatt állnak. Szíves türelmüket kérjük!)

Elektronikusan aláírt dokumentumok csatolása:
Az e-aktába csatolt okiratok a következő formátumúak lehetnek:
– sima szöveg (text)
– HTML
– PDF
A dokumentum formátumának kiválasztásakor célszerű figyelembe venni, hogy a szövegszerkesztővel szerkesztett dokumentumok text formátumban csak a szövegeket fogják tartalmazni, formázás és a beillesztett képek nélkül.
A HTML formátumba való mentés során is elveszhetnek bizonyos formázási beállítások, tehát az e-aktába való becsatolás előtt mindenképpen javasolt ellenőrizni, hogy megfelel-e a benyújtó szándékainak a mentett fájl.
A PDF formátumba való konvertálás biztosítja azt, hogy a dokumentum a szövegszerkesztőben előállított megjelenést továbbra is hordozza.
Szkenneléskor a dokumentumokat PDF formátumba kell menteni, alkalmazott beállítások: fekete-fehér típusú, 240-300 dpi felbontással.

Elektronikus okiratok közvetlenül is csatolhatók az elektronikus beszámolóhoz, ha azokat az aláírók elektronikus aláírással és időbélyeggel látták el.

A csatolt dokumentumnak meg kell felelnie az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium által közzétett műszaki követelményeknek. (A kormányzati szabványosítási törekvésekkel összhangban a cégbejegyzési és változásbejegyzési kérelmek, továbbá a beszámolók elektronikus benyújtására vonatkozó műszaki követelmémyek jelenleg átdolgozás alatt állnak. Szíves türelmüket kérjük!)

Költségtérítés megfizetése:
A beszámoló elektronikus benyújtása esetén a költségtérítés megfizetése elektronikus úton történik az illeték és a közzétételi költségtérítés elektronikus úton történő megfizetéséről a cégeljárásban és más cégügyekben szóló 25/2006. (V.18.) IM rendelet szabályai szerint.

Közzétételi díj: valamennyi cégforma esetében 3000 Ft

A beszámoló benyújtását megelőzően letölthető a Céginformációs Szolgálat honlapjáról a költségtérítési utalvány-minta, mely tartalmazza a befizetéshez szükséges adatokat:

• az egyedi ügyazonosító számot,
• a költségtérítési számla számát és tulajdonosának nevét,
• a költségtérítés összegét (3000 Ft cégformától függetlenül)

Az utalvány-minták alapján, a közlemény rovatban az ügyazonosító számra történő hivatkozással banki úton elektronikusan kell megfizetni a költségtérítést, a beszámoló benyújtását megelőzően.

Az utalvány-mintán szereplő ügyazonosító számra hivatkozva a cég jogi képviselőjének legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott kérelmére egy munkanapon belül a Magyar Államkincstár elektronikus úton fokozott biztonságú aláírással ellátott igazolást küld. Az igazolást csatolni kell a beszámolóhoz az egyéb dokumentumok közé.

Amennyiben a benyújtó több ügyazonosítót kér le (pl. kipróbálás céljából), mindenképpen figyelnie kell arra, hogy arra az ügyazonosító számra kérjen igazolást, amelyre a banki átutalásánál a közlemény rovatban hivatkozik. Az ügyazonosítót minden olyan esetben fel kell tüntetni, ahol azt a kitöltő programok kérik.

Beszámoló elküldése:
A cég képviselője vagy jogi képviselője az elektronikus okiratként (legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva) elkészült beszámolót a költségtérítés befizetéséről szóló igazolás másolatával együtt (jogi képviselő esetében a meghatalmazását is mellékelve) elektronikus úton megküldi a Céginformációs Szolgálathoz a következő e-mail címre:

beszamolo@im.e-cegjegyzek.hu

Az elkészített elektronikus akta mérete: maximum 10 MB.

Beküldést követően:
A beérkezett iratokról, mely informatikai szempontból szabályszerűen került benyújtásra, ellenőrzés után a Céginformációs Szolgálat értesíti a székhely szerinti cégbíróságot a benyújtás tényéről és elektronikus igazolást küld a beszámolót benyújtó személynek.

• amennyiben a beszámoló informatikai szempontból hibás vagy hiányos, az elektronikus igazolás ezt a tényt tartalmazza
• abban az esetben, ha a beszámolót nem a cég képviselője vagy jogi képviselője küldi meg illetve ha a közzétételi költségtérítés befizetése nem, vagy nem megfelelő összegben történt meg, a Céginformációs Szolgálat az elektronikus igazolásban a benyújtó személyt tájékoztatja, hogy a céget úgy kell tekinteni, mint amely a letétbe helyezési és a közzétételi kötelezettségének nem tett eleget. Ebben az esetben a cégbíróságot a letétbe helyezés tényéről nem értesíti.

Az elektronikus úton beadott és feldolgozott beszámolókat a Céginformációs Szolgálat elektronikus irattárban őrzi.

Költségtérítés visszaigénylése:
Kérelemre a Céginformációs Szolgálat igazolást állít ki arról, hogy a befizetett költségtérítés nem került felhasználásra, ezért az visszaigényelhető. Visszautalásáról az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium Költségvetési és Gazdasági Főosztálya gondoskodik.

Érdeklődni a következő telefonszámon lehet:

06/1/354-3019