A számlakiállítás Magyarországon szigorú szabályokhoz kötött. Akár kézi, akár elektronikus számlázásról legyen szó, ahhoz, hogy helyesen tudjunk számlát kiállítani, tisztában kell lenni a számla tartalmi elemeivel.

A számla kiállításánál a következő adatokat kötelezően fel kell tüntetni:

1. a számla sorszáma;
2. a számla kelte;
3. a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe;
4. a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma;
5. az értékesített termék megnevezése, mennyisége, vagy a nyújtott szolgáltatás megnevezése, mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető;
6. az alkalmazott adó mértéke;
7. az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára vagy a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, ;
8. az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja;

Az esetektől függően kötelező tartalmi elemek lehetnek:

1. a teljesítés időpontja, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől;
2. a vevő adószáma, ha
   • ha fordított áfá-s számlát állít ki, vagy
   • ha közösségen belül adó felszámítása nélkül állít ki számlát  (itt közösségi adószáma!), vagy
   • ha belföldön nyilvántartásba vett adóalany részére a termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást teljesítették, feltéve, hogy a terméket beszerző, szolgáltatást igénybevevő adóalanyra az áthárított adó a 100 000 forintot eléri vagy meghaladja.
3. adómentesség esetében jogszabályi vagy a Héa-irányelv vonatkozó rendelkezéseire történő hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól;
4. devizában kiállított számla esetén, az ÁFA értéke forintban átszámolva, illetve az átszámításhoz alkalmazott árfolyam;
5. alkalmazott árengedmény, feltéve, ha azt az ár nem tartalmazza;
6. a számlakiállító közösségi adószáma, amennyiben EU-n belül, adó felszámítása nélkül számláz;
7. a „pénzforgalmi elszámolás” kifejezés, ha az adóalany a pénzforgalmi adózási módot választotta;
8. az „önszámlázás” kifejezés, ha a számlát a terméket beszerző vagy a szolgáltatást igénybevevő állítja ki;
9. a „fordított adózás” kifejezés, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett;
10. “Kisadózó” szöveg feltüntetése, ha a számlakiállító kis adózók tételes adója szerint adózik
11. az új közlekedési eszköz közösségen belüli adómentes értékesítése esetében az új közlekedési eszközre vonatkozó, az áfa törvény 259. § 25. pontjában meghatározott technikai adatok;
12. a „különbözet szerinti szabályozás – utazási irodák” kifejezés, utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében;
13. a „különbözet szerinti szabályozás – használt cikkek” használt ingóság értékesítése esetén, vagy
14. a „különbözet szerinti szabályozás – műalkotások” műalkotás értékesítése esetén, vagy
15. a „különbözet szerinti szabályozás – gyűjteménydarabok és régiségek” gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetén;
16. pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.

Nem kötelező, de jellemzően feltüntetendő adatok:

1. az értékesített termék, vagy szolgáltatás besorolási jelölése VTSZ, SZJ és TESZOR szám;
2. a számla pénzügyi teljesítésének fizetési módja;
3. a számla fizetési határideje;
4. a számla aláírása nem kötelező, kivéve ha az elektronikus számlát minősített elektronikus aláírással hitelesítik .

A számla adattartalmára vonatkozó egyszerűsítés speciális szabálya

Bizonyos esetekben a számla egyszerűsített adattartalommal is kiállítható, ha a gazdasági esemény a számla kiállításkor megvalósul. Jellemzően ilyen lehet a készpénzes vagy bankkártyás vásárlás esete. Ilyenkor a számlán a bruttó összeget kell feltüntetni és az áfa összeg helyett a bruttó összeg áfa tartalmát kell százalékosan meghatározni. Ez a jelenleg érvényes áfakulcsok esetében 21,26%, 15,25%, 4,76%.