A 13/2006. (XII. 27.) SZMM rendelet alapján a következőket kell dokumentálni a felhasználáshoz:
A hozzájárulásra kötelezett az elszámolt képzéssel kapcsolatban az alábbi dokumentumokat köteles megőrizni:
Külső képzés esetén:
– a képző intézmény külön jogszabályban meghatározott intézmény-akkreditációs tanúsítványának cégszerűen hitelesített másolata,
– a felnőttképzést folytató intézmények nyilvántartásba vételének részletes szabályairól szóló 48/2001. (XII. 29.) OM rendelet 4. §-ában meghatározott értesítés/igazolás cégszerűen hitelesített másolata,
– felnőttképzési szerződés eredeti vagy cégszerűen hitelesített másolata,
– tanulmányi szerződés vagy a tanulmányok folytatására vonatkozó munkáltatói kötelezés,
– az Fktv. 16. § (2) bekezdése szerinti képzési program, ha a képzés nem szerepel az OKJ-ban, vagy nem akkreditált képzési program alapján valósul meg,
– akkreditált képzési program alapján folytatott képzés esetén a külön jogszabályban meghatározott program-akkreditációs tanúsítvány cégszerűen hitelesített másolata,
– önálló nyelvi képzés elszámolása esetén a munkavállaló munkaköri leírása vagy munkaszerződése,
– szolgáltatási szerződés,
– szolgáltatási szerződés alapján képzésenként kiállított számla,
– elkülönített pénzügyi elszámolás képzésenként, a 4. számú mellékletben meghatározott, külső képzés esetén elszámolható költségekről.
Belső képzés esetén:
– a belső képzést folytató képző intézmény egyszerűsített nyilvántartásba vételi dokumentuma,
– felnőttképzési szerződés,
– tanulmányi szerződés vagy a tanulmányok folytatására vonatkozó munkáltatói kötelezés,
– az Fktv. 16. § (2) bekezdése szerinti képzési program,
– önálló nyelvi képzés elszámolása esetén a munkavállaló munkaköri leírása vagy munkaszerződése,
– a felnőttképzési intézmények számára külön jogszabályban meghatározott kötelezően vezetendő dokumentumok,
– elkülönített pénzügyi elszámolás képzésenként a 4. számú mellékletben meghatározott, belső képzés esetén elszámolható költségekről tényleges önköltségen számolva.
Vegyes képzés esetén:
– a külső és a belső képzés esetén meghatározott dokumentumok.