Az adóhatóság az ellenőrzései alkalmával előszeretettel bírságol mondván a számla nem felel meg a törvényben leírtaknak. A számla adattartalmát az áfa törvény 169. paragrafusa tartalmazza.
E szerint a számla kötelező adattartalma a következő:
- a számla kibocsátásának kelteű
- a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja
- a termék értékesítőjének neve, címe és adószáma
- a termék beszerzőjének neve, címe és adószáma
- az értékesített termék illetve szolgáltatás megnevezése (a VTSZ és az SZJ szám megnevezése nem kötelező de ajánlott!)
- teljesítés időpontja
- adó alapja, a termék illetve szolgáltatás adó nélküli egységára
- alkalmazott adó mértéke
- áthárított adó mértéke, ha nem adómentes a számla
- adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett, egyértelmű utalás arra, hogy a számla adómentes illetve a másik fél az adófizetésre a kötelezett
- utazásszervezési szolgáltatás nyújtása, használt ingóság, műalkotás, vagy régiség értékesítése esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy különös szabályokat alkalmazták
- pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.
Számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalma:
- az okirat kibocsátásának kelte
- az okirat sorszáma, amely az okiratot kétséget kizáróan azonosítja
- hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja
- a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha ilyen van.
Gyakori hiba lehet még, hogy programmal kitöltött számla esetében kézzel javítanak bele a számlába. A programmal kiállított számla esetében kézi javítás nem megengedett. Stornó, illetve helyesbítő számla kiállítása ajánlott.
Fontos lehet még a számlázó programmal kiállított számla esetében, hogy a szoftver felhasználója rendelkezzen egy olyan nyilatkozattal a program fejlesztőjétől, hogy a törvényi előírásoknak mindenben megfelel. Ezt gyakran kérik is az ellenőrzések során.
Devizában kiállított ÁFÁ-s számla esetében az ÁFA összegét forintban is fel kell tüntetni a számlán. Az alkalmazott árfolyam alap esetben a számlavezető pénzintézet eladási árfolyama. (MNB árfolyam akkor alkalmazható, ha ez előre be lett jelentve az APEH felé.)
Számla adattartalma
169. § A számla kötelező adattartalma a következő:
a) a számla kibocsátásának kelte;
b) a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja;
c) a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette;
d) a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették, vagy amely alatt a 89. §-ban meghatározott termékértékesítést részére teljesítették;
e) a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe;
f) az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére – a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján – az e törvényben alkalmazott vtsz., továbbá mennyisége, illetőleg a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére – a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján – az e törvényben alkalmazott SZJ, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető;
g) a 163. § (1) bekezdésének a) és b) pontjában említett időpont, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől;
h) az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára, illetőleg a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza;
i) az alkalmazott adó mértéke;
j) az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja;
k) adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett, jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása
ka) mentes az adó alól, vagy
kb) után a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett;
l) új közlekedési eszköz 89. §-ban meghatározott értékesítése esetében az új közlekedési eszközre vonatkozó, a 259. § 25. pontjában meghatározott adatok;
m) utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a XV. fejezetben meghatározott különös szabályokat alkalmazták;
n) használt ingóság, műalkotás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a XVI. fejezet 2. vagy 3. alfejezetében meghatározott különös szabályokat alkalmazták;
o) pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.
Számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalma
170. § (1) A 168. § (2) bekezdésében említett okirat kötelező adattartalma a következő:
a) az okirat kibocsátásának kelte;
b) az okirat sorszáma, amely az okiratot kétséget kizáróan azonosítja;
c) hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja;
d)
e) a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha ilyen van.
(2) A számlával egy tekintet alá eső okiratra egyebekben e törvénynek a számlára vonatkozó rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni azzal, hogy a 163. §-ban említett ésszerű időt a módosításra [(1) bekezdés e) pontja] jogalapot teremtő tény, egyéb körülmény bekövetkeztétől kell számítani.
Számla adattartalmára vonatkozó egyéb szabályok
171. § A gyűjtőszámlában az összes számlakibocsátásra jogalapot teremtő ügyletet tételesen, egymástól elkülönítve úgy kell feltüntetni, hogy az egyes ügyletek adóalapjai – a 169. § i) pontja, illetőleg ka) alpontja szerinti csoportosításban – összesítetten szerepeljenek.
172. § A számlán az áthárított adót [169. § j) pontja] – a 80. § szerint meghatározott árfolyam alkalmazásával – forintban kifejezve abban az esetben is fel kell tüntetni, ha az egyéb adatok külföldi pénznemben kifejezettek.
Nyugta adattartalma
173. § A nyugta kötelező adattartalma a következő:
a) a nyugta kibocsátásának kelte;
b) a nyugta sorszáma, amely a nyugtát kétséget kizáróan azonosítja;
c) a nyugta kibocsátójának adószáma, valamint neve és címe;
d) a termék értékesítésének, szolgáltatás nyújtásának adót is tartalmazó ellenértéke.
Megjelenési forma
174. § (1) Számla papíron vagy elektronikus úton egyaránt kibocsátható.
(2) Nyugta kizárólag papíron bocsátható ki.
Elektronikus úton kibocsátott számlára vonatkozó szabályok
175. § (1) Számlát elektronikus úton kibocsátani, illetőleg ilyen alapon rendelkezésre álló számlára e törvényben szabályozott jogot alapítani, kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított.
(2) Az (1) bekezdésben említett követelménynek való megfelelés érdekében az elektronikus úton kibocsátott számlát
a) az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni; vagy
b) az elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként kell létrehozni és továbbítani.
(3) A (2) bekezdés b) pontja alkalmazásának feltétele, hogy a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról.
(4) A (2) bekezdés b) pontja alkalmazása esetében a számlakibocsátásra kötelezett köteles gondoskodni arról is, hogy havi rendszerességgel az adott hónapban kibocsátott számlákról papíron kiegészítő összesítő jelentés készüljön, és azt a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője megkapja.
(5) Külön jogszabály az (1) bekezdésben említett követelménynek való megfelelés érdekében az elektronikus úton kibocsátott számlára egyéb rendelkezéseket is megállapíthat.
Számla adattartalmára vonatkozó egyszerűsítés
176. § (1) A 169. §-tól eltérően a számla egyszerűsített adattartalommal is kibocsátható, ha
a) a számlakibocsátásra jogalapot teremtő ügylet a 159. § (2) bekezdésének a) pontja alá tartozik, feltéve, hogy a számlán szereplő adatok egyébként forintban kifejezettek;
b) a 159. § (2) bekezdésének b) pontjában és a 165. § (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott esetben az ott említett személy, szervezet az adóalanytól számla kibocsátását kéri, feltéve, hogy a számlán szereplő adatok egyébként forintban kifejezettek;
c) a számlakibocsátásra jogalapot teremtő ügylet a 159. § (2) bekezdésének c) pontja alá tartozik.
(2) A számla egyszerűsített adattartalma azt jelenti, hogy
a) az (1) bekezdés a) és b) pontjában említett esetben a 169. §-ban felsorolt adatok közül a h) pontban megjelölt helyett az ellenérték adót is tartalmazó összege, valamint az i) pontban megjelölt helyett az alkalmazott adómértéknek megfelelő, a 83. § szerint meghatározott százalékérték feltüntetése kötelező azzal, hogy egyúttal a j) pontban megjelölt adat nem tüntethető fel;
b) az (1) bekezdés c) pontjában említett esetben a 169. §-ban felsorolt adatok közül csak az a)-c), e) és f) pontokban megjelöltek kitöltése, továbbá a h) pontban megjelölt helyett az ellenérték pénzben kifejezett összege, valamint a k) pontban megjelölt helyett az „Áfa-törvény területi hatályán kívül” kifejezés feltüntetése kötelező.
(3) Az egyszerűsített adattartalmú számlára a számla adattartalmára vonatkozó egyéb rendelkezéseket e §-sal összhangban kell alkalmazni.
Számlázásra vonatkozó egyéb szabályok
177. § Törvény a számla adattartalmára további rendelkezéseket is megállapíthat, de a 175. § (2) bekezdésének a) pontjában említett eset kivételével a számla aláírását nem teheti kötelezővé.
178. § (1) Külön jogszabály a számla és a nyugta kiállításának módjára, ideértve a nyugta-kibocsátási kötelezettség kötelező gépi kiállítással történő megvalósítását is, valamint a számla és a nyugta adóigazgatási azonosítására egyéb rendelkezéseket is megállapíthat.
(2) Számla magyar nyelven vagy élő idegen nyelven egyaránt kiállítható. E rendelkezés alkalmazásától az (1) bekezdésben említett esetben sem lehet eltérni.
(3) Idegen nyelven kiállított számla esetében az adóigazgatási eljárás keretében lefolytatott ellenőrzés során a számla kibocsátójától megkövetelhető, hogy saját költségére gondoskodjon a hiteles magyar nyelvű fordításról, feltéve, hogy a tényállás tisztázása másként nem lehetséges.
(4) Nyugta kizárólag magyar nyelven állítható ki.