Tekintettel arra, hogy az elektronikus aláírásról szóló 2011. évi XXXV. törvény 2013. január 1. óta nem írja elő, hogy a digitálisan kiállított és átküldött számlákon elektronikus aláírásnak kell szerepelnie, nem egyértelmű, hogy a gyakorlatban mi a teendő a pdf-ben érkezett, és elektronikus aláírást nem tartalmazó számlákkal. Ezzel kapcsolatban az egyik legrégibb elektronikus számlázási szolgáltató állásfoglalásért fordult a NAV-hoz.
A NAV állásfoglalása értelmében, ha a számla megfelel a számlakiállítás követelményeinek, akkor az szabályosan kiállítottnak minősül, függetlenül attól, hogy milyen formában (pdf, e-mail, esetleg faxüzenet) formában érkezett. A NAV ugyanakkor felhívta a figyelmet a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendeletre, amelynek 2. §-a értelmében a megőrzésre kötelezettnek kell biztosítania, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen, valamint hogy az őrzött elektronikus dokumentumok olvashatósága-a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon.
Ha a fentiek nem teljesülnek, a NAV büntetést szabhat ki az ellenőrzése során.
Fentiek alapján – bár a vonatkozó törvény nem írja elő – a NAV által elvárt archiválási szabályok betartásának legjobb módja továbbra is az elektronikus aláírás alkalmazása. Ha a kiállító ennek nem tesz eleget, elvileg a befogadónak kell gondoskodnia a megfelelő intézkedések megtételéről, ami viszont komoly költség- és időigénnyel járó terhet ró a számlát befogadó vállalkozásra.
